会議で発言できない人の、準備のしかた

会議が終わって、全員が立ち上がったあとに言いたかったことが浮かぶ。

これは、意見がないのではありません。その場で考えはじめているので、間に合っていないだけです。

速く発言できる人は、頭の回転が速いのではなく、入る前から何か持っています。

意見ではなく、質問を持ち込む

発言できない人が最初に持ち込むべきは、意見ではなく質問です。

まず質問で口を開く回数を作ります。意見はそのあとで足せます。

ここが分かれ目です。配布された資料をその場で読むと、読むことに認知が使われ、考える余裕がなくなります。

5分でいいので、事前に開いてください。全部読む必要はありません。

質問はノートの1行目に書いておきます。読み上げるだけの状態にしておくのが要点です。

いちばん使いやすいのは、数字や変化について聞く形です。

「この数字、◯月だけ動いているのは何かありましたか」
「これは、どの範囲まで含んでいますか」
「前回と変えた理由を教えてもらえますか」

どれも、知らないことを聞いているだけです。準備なしでも作れます。

ここで必ず崩れます。資料が直前に届く週、準備できずに黙る。2回黙ると、3回目も黙りやすくなります。

対策は、会議の最後に次の質問を書くことです。

会議が終わるとき、必ず何か引っかかりが残っています。それを1行、次のページに書いておく。翌週、資料が遅れても質問はもうあります。

資料を見てから考えるのをやめると、準備が資料の到着に依存しなくなります。

週に1回か2回で十分です。毎回話す必要はありません。

目標は「発言回数」ではなく、会議のあとに言いたいことが浮かばなくなることです。浮かばなくなったら、その場で処理できています。

準備しても言えない場合、原因が別のところにあることがあります。

前者なら、会議の場ではなく個別に伝える経路を作ったほうが早い。後者なら、議事録や事前のチャットで出す方法があります。

場を変えられるなら変える。それも準備の一つです。

質問を1つ読み上げるだけです。それでも、何もしないよりは場に残ります。