上からの無理な依頼を、部下に伝えるときの順番

部長から、無理な依頼が下りてきた。来週の水曜までに、新しい資料を作ってほしい。いまの業務に、上乗せだ。

気持ちは、「無理だ」です。ただ、断れない。そして、部下に頼むしかない。ここで言い方を間違えると、上から受けた苦しさが、そのまま、部下に移ります。

1. 背景を、添える

依頼だけを、部下に流さないでください。

背景が分かれば、部下は、優先順位と、品質の目安を、自分で判断できます。「とにかく、やってくれ」では、作業の意味が見えません。

「上から言われたから」と言うと、責任を逃れているように聞こえます。かといって、「楽勝だよ」と言うと、嘘になります。

事実だけを、言います。

「部長から来た依頼で、水曜までに必要だ。いまの仕事に加えて、負担が増えるのは分かっている。優先順位を、一緒に見直したい」

自分も、苦しいことを、隠しません。ただし、不満をぶつけるのではなく、状況を共有します。

上から来た依頼は、広すぎることがあります。部下に流す前に、自分が受けた範囲を、確かめます。

これを、上に戻して聞きます。聞くのは、自分の仕事です。部下に聞かせては、いけません。

新しい依頼を足すなら、何かを減らします。

これができるのは、管理職だけです。足すだけで、外さないなら、部下に、全部をかぶせているのと同じです。

どこまで受けて、どこから上に戻すかを、先に決めておきます。

部下には、「無理なら、言っていい」と伝えます。無理だと言える状態にしておくことが、板挟みの管理職の、一番の仕事です。