定例会議を、30分から15分にする進め方

週に1回の定例会議が、毎回30分。5人が出れば、2.5時間が消えています。

短くしたい、と思っても、議題は削れません。削れないのは、議題の数が問題ではなく、会議の使い方が問題だからです。

会議に入っているものを、3つに分ける

定例会議の中身は、たいてい3種類が混ざっています。

集まる意味があるのは、相談と決定だけです。報告は、読めば足ります。

会議の前日までに、報告を共有の場所に書いておきます。

これだけで、報告に使っていた10分が、ほとんど消えます。

議題を、報告の順ではなく、「決めること」の順に並べます。

最初の5分で、決めることが決まれば、会議の目的は、ほぼ達成されています。残りは、延長しても、やめても構いません。

「15分で終わります」と、最初に言います。

時間が決まっていると、発言が短くなります。逆に、終わりが決まっていない会議は、与えられた時間を、全部使います。

どうしても、短くならない会議は、全員が立って、やります。

形式的に思えますが、15分の会議には、向いています。

会議の頻度を、見直します。

これは、会議の主催者の判断ではなく、上司の理解が要る場合があります。先に相談してください。