引き継ぎ書に、手順より先に書いておくこと

異動や退職、役職定年が決まって、引き継ぎ書を書くことになる。机に向かうと、書けることが少ない。

手順は書けます。書けないのは、なぜそうするのかと、どの場面で変えるのかです。そこが、後任が一番困るところです。

手順書は、渡さなくても、誰かが作り直せます。判断の基準は、渡さないと、失われます。

1. 迷った場面から書き出す

いきなり「基準」を書こうとすると、抽象的になります。具体的な場面から始めます。

3つで足ります。1つずつ書けば、全体の考え方が見えてきます。

「Aの場合は、こうする」だけでは、似た別の場面に使えません。理由を添えます。

「Aの取引先は、納期より事前の連絡を重視する。だから、遅れそうなら、遅れが確定する前に電話で一報を入れる。数字の説明は、そのあとでいい」

理由があれば、後任は、書かれていない場面でも考えられます。

人の話は、手順書に出てきません。けれど、いちばん引き継がれるべきことです。

書き方は、評価ではなく事実にします。「気難しい」ではなく、「午前中は会議で、連絡は午後が通りやすい」。

これが、一番書かれていません。

後任は、前任が気づいていなかったと考えて、同じ失敗を繰り返します。やらなかったことにも、理由があったと伝わります。

まとめて書こうとすると、終わりません。