How to
説明がわかりにくいと言われる人が、話す前に決める3つのこと
一生懸命説明した。それなのに、「結局、何をすればいいの?」と聞き返される。内容は合っているのに、伝わっていない。
説明がわかりにくいのは、話し方より、話し始める前の準備で決まることが多いです。話す前に、3つだけ決めます。
話す前に決める3つ
- 誰に話すか。相手が、その件をどこまで知っているか。知らない前提と、知っている前提では、言うことが変わります
- 結論は、何か。一文で言えるかどうか。言えないなら、まだ話す段階ではありません
- 相手に、何を持ち帰ってほしいか。判断してほしいのか、知っておいてほしいのか、動いてほしいのか
3つ目が、いちばん抜けやすいところです。持ち帰ってほしいことが決まっていないと、説明が「情報の羅列」になります。
説明の順番
- 相手が知りたいことから。経緯からではなく、「それで、私は何をすればいいのか」から
- 専門用語は、相手の言葉に。社内の略語は、相手が使っているものに合わせます
- 例は1つ。複数並べると、どれが中心か分からなくなります
終わったあとの確認
「ここまでで、分からないところはありますか」は、答えにくい質問です。分からないと言うと、分からない自分が悪いようになるからです。
代わりに、「次に、〇〇をお願いしたいのですが、できそうですか」と聞きます。相手の返事で、伝わったかどうかが分かります。
やらないほうがいいこと
- 経緯から話し始める。時系列は、自分が整理しやすい順番であって、相手が理解しやすい順番ではありません
- 資料を読み上げる。資料に書いてあることは、読んでもらいます。話すのは、資料に書いていないほうです
- 伝わらなかったとき、同じ説明を繰り返す。順番を変えます
まとめ
- 説明は、話す前に、相手・結論・持ち帰ってほしいことの3つを決める
- 経緯より、相手が知りたいことから話す
- 「分かりましたか」ではなく、次にお願いしたいことを聞く