システム導入で現場が疲弊しないために、小さく始めて、旧ルールをやめる日を決める

新しいシステムを導入したら、現場が、前より忙しくなった。そんなときは、導入の進め方を見直します。

現場が疲弊する理由

• 新旧の両方に入力する
• 使い方の説明が足りない
• 効果が見えないまま、手間だけが増える

4つの進め方

1. 小さく、始める

1つの部署、1つの業務から始めます。

• 全社でいきなり始めず、試験運用する
• 問題を、早く見つける

2. 旧ルールをやめる日を、決める

新しい仕組みを始める前に、旧ルールをやめる日を決めます。

• 「3か月後の月末で、紙の台帳をやめる」
• その日まで、新旧を並行させる

やめる日がないと、二重の手間が続きます。

3. 効果を、数字で見る

導入前と後を、数字で比べます。

• 作業時間
• 入力のミス
• 処理の件数

4. 現場の声を、聞く

導入後、1か月で、現場に聞きます。

• 「使いにくいところは？」
• 「以前より手間が増えた作業は？」

聞いた内容を、設定や手順に反映します。

失敗しやすい点

• 導入を、担当者任せにする
• 現場のルール変更を、後回しにする
• 効果を測らず、成功と決める

まとめ

• システム導入は、小さく始め、旧ルールをやめる日を決める
• 効果は数字で見て、現場の声を聞いて直す
• 新旧の二重の手間を、残さない