ルールを変えるとき、現場に「理由・影響・移行期間」の3つで説明する

「今日から、ルールが変わります」。そう突然言われると、現場は身構えます。説明の型を持ちます。

3つを伝える

1. 理由

なぜ変えるのか。

• 「確認の手戻りが、月に20件ありました。それを減らすためです」

現場は、自分たちの仕事に関わる理由を知りたがります。

2. 影響

誰の、どの仕事が、どう変わるか。

• 「事務の入力が、増えます。ただ、現場の記録は、減ります」

良い影響も、負担が増える点も、正直に伝えます。

3. 移行期間

いつから、いつまで、どう移るか。

• 「来月の1日から、新しい様式です。2週間は、旧様式でも受け付けます」

移行期間があると、慌てずに済みます。

説明の場

• 全員に、同じ内容を、同じ時に伝える
• 質問を受ける時間を取る
• 書いた資料も渡す

反発が出たとき

• 最初に、受け取る。「不安なのですね」
• 事実の食い違いは、確認する
• 取り入れられる意見は、反映する

変更後

• 1か月後に、「困っていることは」と聞く
• 直せる点を、直す
• 結果を、共有する

まとめ

• ルール変更は、理由、影響、移行期間の3つで説明する
• 負担が増える点も、正直に伝える
• 変更後に、現場の声を聞く