新しいツールやシステムを入れる前に、古いルールを変える準備をする

高いシステムを入れた。新しいツールも導入した。それなのに、残業は減らず、利益も増えない。そんなことが、職場で起きていませんか。

なぜ、成果が出ないのか

新しい道具を入れても、仕事のルールが、昔のままだからです。

• 紙の承認が残ったまま、電子の承認も増える
• 古い指標のまま、新しいシステムで、同じ集計をする
• 入力の手間が、増えるだけ

道具は変わっても、使い方のルールが変わらなければ、効果は出ません。

導入前の3つの準備

1. 変えるルールを、洗い出す

今の仕事のルールを、書き出します。

• 承認の順番
• 報告の頻度と形
• 成果を測る指標

「なぜ、こうしているのか」を、1つずつ問います。

2. 何に変えるかを、決める

古いルールを、新しい道具でどう変えるかを決めます。

• 「承認は、3段階から1段階にする」
• 「毎週の報告は、システムの画面で見る」

3. 移行の手順を、決める

いきなり、全部変えず、段階的に進めます。

• まず、1つの部署で試す
• 旧ルールをやめる日を、決める
• 結果を見て、直す

導入後の確認

• 以前の手作業が、減ったか
• 古い帳票や承認が、まだ残っていないか
• 現場の負担が、増えていないか

気をつけること

• 現場に理由を説明せず変えると、反発が出ます
• 道具が悪いと決めつける前に、ルールを見直す

まとめ

• 道具を入れても、ルールが昔のままなら、成果は出ない
• 導入前に、変えるルールを洗い出し、何に変えるかを決める
• 段階的に移行し、古い帳票や承認を残さない