仕事のメールを短くして、返事を早くもらう書き方

メールを書くのに、時間がかかる。返事が来るまで、数日かかる。短く書くだけで、変わります。

3つの工夫

1. 件名で、用件を示す

件名は、中身が分かるように書きます。

• 悪い例：「お願い」
• 良い例：「【ご確認のお願い】10月25日まで／見積書の金額」

2. 本文を、3行にする

• 1行目：用件（何をお願いするか）
• 2行目：期限（いつまでに）
• 3行目：必要な情報（資料の場所、選択肢）

背景の説明は、必要なときだけ、下に足します。

3. 相手が、すぐ答えられる形にする

• 「A案とB案のどちらでしょうか」
• 「問題なければ、了解の一言だけで結構です」

返事が短くて済む質問は、早く返ってきます。

例

> 件名：【ご確認のお願い】10/25まで／見積書の金額

>

> 先日の見積書について、金額のご確認をお願いします。

> 10月25日までにご返信をいただければ、26日に発注できます。

> 問題なければ、「了解」の一言だけで結構です。

注意すること

• 感情的な話や、難しい相談は、メールだけで済ませず、電話や対面にする
• 送る前に、宛先と添付を確認する

まとめ

• 件名で用件を示し、本文は3行に絞る
• 相手が一言で答えられる形にする
• 難しい話は、メールにしない