連絡の順番。「用件・期限・やること・詳細」で、読み飛ばされない連絡にする

連絡を送ったのに、返事が来ない。確認すると、「読んだが、自分への依頼だと思わなかった」。順番の問題かもしれません。

連絡が伝わらない理由

• 前置きが長い
• 期限が最後に書いてある
• 何をしてほしいのかが、文章の中に埋もれている

4つの順番

1. 用件

何の連絡かを、一言で。

• 「【お願い】来週の会議室の予約について」

件名や1行目に置きます。

2. 期限

いつまでに。

• 「金曜17時までに、ご返信をお願いします」

3. やってほしいこと

相手がする行動を、具体的に。

• 「候補日の中から、都合のよい日を1つ選んで返信してください」

4. 詳細

背景や、補足の情報。ここは、読まなくても動けるようにします。

例

件名：【お願い・金曜まで】来週の会議室の予約

「来週の定例の会議室を、押さえたいです。金曜17時までに、候補の3日から1日選んで返信ください。背景：他部署も使うため、先に予約が埋まります」

工夫

• 返事がいらない連絡は、「返信は不要です」と書く
• 複数のお願いは、番号で分ける
• 緊急は、電話と併用する

まとめ

• 用件、期限、やること、詳細の順
• 詳細は、読まなくても動けるようにする
• 返信が要るか、不要かを書く