仕事のやり取りのミスを防ぐ。依頼・確認・復唱・期限・記録の5つの型

「言いました」「聞いていません」。やり取りのミスは、忙しいときほど起きます。5つの型で防ぎます。

5つの型

1. 依頼：何を、いつまでに、誰が

依頼は、3つを入れます。

• 何を（成果物の形）
• いつまでに（日付と時刻）
• 誰が（担当者）

「明日までに」は、明日の何時かを書きます。

2. 確認：相手に言い直してもらう

依頼したら、相手に言い直してもらいます。

• 「いまの依頼、自分の言葉で言うと？」

3. 復唱：受けた側が、言い直す

依頼を受けたら、復唱します。

• 「明日の17時までに、A案とB案の比較表を、ですね」

4. 期限：確認日を入れる

途中で、確認日を入れます。

• 「水曜の午後に、途中経過を見せてください」

5. 記録：文章で残す

口頭で決めたことも、メールやチャットで残します。

• 「先ほどの件、以下の通りで進めます」

メール・チャットでの工夫

• 件名に、用件と期限を入れる
• 返事が必要な場合は、いつまでにと書く
• 長文は避け、箇条書きにする
• 大事な内容は、電話や対面でも確認する

ミスを防ぐ習慣

• 依頼の最後に、「確認させてください」と添える
• 指示のあとの、1分の確認を省かない
• 自分が受ける側でも、聞き返す

気をつけること

• 相手を疑うのではなく、自分の伝え方を点検する
• 確認を面倒がると、ミスの後始末のほうが大きくなる

まとめ

• やり取りのミスは、依頼、確認、復唱、期限、記録の5つの型で防ぐ
• 「明日まで」は、日付と時刻で書く
• 口頭で決めたことも、文章で残す