How to
部下への指示が「よろしく」で終わるとき、先に決める4つのこと
「この資料、よろしく」。そう言って渡した資料が、期待と違う形で戻ってくる。
部下の理解力の問題に見えますが、多くの場合、指示の側が、決めるべきことを決めないまま渡しているだけです。
先に決める4つ
- 目的：何のために、使うのか。誰が、見るのか
- 期限：いつまでに、欲しいのか。日付と時刻で
- 完了の状態：どうなったら、できたと言えるのか
- 確認の日：途中で、いつ見るのか
例：資料の指示
- ×「この資料、よろしく」
- ○「来週の役員会で、売上の説明に使う資料です（目的）。水曜の17時までに（期限）、A4で2枚、数字は先月比で（完了の状態）。月曜の朝に、一度見せてください（確認の日）」
後者は、30秒で言えます。30秒かけるかどうかで、やり直しの時間が、数時間変わります。
4つのうち、特に抜けやすいもの
- 完了の状態。頭の中にある「このくらい」が、部下には見えません
- 確認の日。渡しっぱなしにすると、期限の直前に、ずれが分かります
書いて渡す
口頭だけだと、記憶がずれます。チャットに4行で書いて送ります。
- 目的：
- 期限：
- 完了の状態：
- 確認：
やってしまいがちなこと
- 「いい感じで」「適当に」と言う。基準が、相手に渡りません
- 細かく指示しすぎる。やり方まで決めると、考える余地がなくなります。決めるのは、4つだけです
- 忙しいときほど、短く済ます。忙しいときこそ、4行を書くほうが、早く終わります
まとめ
- 指示には、目的・期限・完了の状態・確認の日の4つを入れる
- 完了の状態と、確認の日が、いちばん抜けやすい
- 口頭で言ったら、チャットに4行で残す