How to
仕事が特定の人に偏る「属人化」を、手順の書き出しで減らす
「その仕事は、あの人しか分からない」。そう言われる仕事が、チームにありませんか。休まれた日、辞められた日に、止まります。
属人化が起きる理由
- 忙しくて、書く時間がない
- 本人は、当たり前だと思っていて、書く必要を感じない
- 手順が、その人の頭の中にしかない
悪意ではなく、放っておくと起きます。
3ステップ
1. 属人化している仕事を、洗い出す
チームの仕事を、一覧にして、聞きます。
- この人が休んだら、止まる仕事は、どれか
- 手順書が、ない仕事は、どれか
3つ選びます。選ぶ基準は、止まったときの影響が大きいものです。
2. 手順を、書き出す
担当者に、やりながら、声に出してもらいます。それを横で、メモします。
- 開始のきっかけ（何が届いたら始めるか）
- 手順（5つ以内）
- 確認するところ
- 終わりの形
担当者に書かせると、手が止まります。聞き取るほうが、早いです。
3. 別の人に、やってもらう
書いた手順を、別の人にやってもらいます。
- 止まった箇所が、手順の抜け
- 抜けを足して、もう一度やってもらう
2回目で、通れば完成です。
気をつけること
- 完璧な手順書を目指さない。使いながら、直す
- 担当者を、責めない。「あなたの仕事を、守るため」と伝える
- 手順書は、置き場所を決める（誰でも開ける場所）
続ける仕組み
- 仕事を変えたら、手順も1行直す
- 3か月に1度、手順書が使えるかを点検する
まとめ
- 属人化は、放っておくと起きる
- 止まると困る3つを選び、聞き取って書き出し、別の人に試してもらう
- 手順書は使いながら直す