How to
繰り返す仕事の手順書を、30分で作る5つの欄
手順書づくりは、後回しになります。30分で終わる型を持っておくと、作れます。
5つの欄
A4の紙1枚に、次の5つを書きます。
- きっかけ：何が届いたら、始めるか
- 手順：5つ以内に、番号をつけて
- 確認：終わる前に、何を見るか
- よくある間違い：過去に起きたミス、2つ
- 終わりの形：どうなれば、完了か
30分の進め方
- 10分：手順を、番号で書き出す（やりながら）
- 10分：確認と、よくある間違いを書く
- 10分：別の人に、読んでもらう
読んで分からないところが、直す箇所です。
チェックリストにする
手順のうち、確認の欄だけを取り出して、チェックボックスにします。
- □ 宛先は、合っている
- □ 数字は、前月と比べた
- □ 添付は、最新
提出前に、30秒で見られる形にします。
画面の写真を添える
文字だけで、伝わりにくいときは、画面の写真を貼ります。
- 押すボタンに、丸をつける
- 入力する欄に、矢印をつける
置き場所
- チーム全員が開ける場所
- ファイル名は、仕事の名前＋手順書
- 更新日を、先頭に書く
まとめ
- 手順書は、きっかけ、手順、確認、よくある間違い、終わりの形の5つの欄
- 30分で作り、別の人に読んでもらって直す
- 確認の欄は、チェックリストにする