板挟みを記録して、自分を守る。決定ログを残す4つの項目

「そんなことは、言っていない」。間に立つ人は、両方からそう言われやすい立場です。短い記録を持っておきます。

記録を残す理由

• 言った言わないの争いを防ぐ
• 自分の判断を、あとで説明できる
• 部下や上司への説明が楽になる

4つの項目

1. 日付

• いつのやり取りか

2. 依頼内容

• 誰から、何を頼まれたか
• 「部長から、今月末までに報告書」

3. 決定と理由

• 何を決めたか
• なぜそう決めたか
• 「納期を2日延ばす。理由は、人員が足りないため」

4. 関係者

• 誰に共有したか
• 上司、部下、他部署

書き方のコツ

• 1件5行以内に収める
• 感情は書かず、事実だけ
• その日のうちに、3分で書く

記録の例

• 10/31 部長より、報告書の提出期限を前倒しの依頼
• 決定：11/5から11/3に変更。ただし、図表は後日
• 理由：役員会の資料に使うため
• 共有：チーム全員、朝礼で伝達

記録の使い方

• 指示が変わったときの確認に使う
• 評価面談で、成果の根拠にする
• 部下が不安なとき、経緯を見せる

注意すること

• 記録は自分を守るためで、人を責めるためではない
• 他人の悪口は書かない
• 会社の情報管理のルールに従う

まとめ

• 日付、依頼、決定と理由、関係者の4項目
• 1件5行以内、その日のうちに
• 指示変更や評価の場面で使う