情報が届かない部署を、課長が「何を、誰に、いつ」で設計し直した話

物流会社の、営業所課長、大川は、判断が、遅れることが、多かった。

重要な、情報が、届かない。

顧客の、変更依頼が、担当者の、ところで、止まっていた。

「共有していない、からだ」

大川は、思った。

部下に、「共有を、徹底してください」と、言った。

だが、改善しなかった。

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数日後、大川は、チャットを、見て、愕然とした。

一日に、二百件以上の、通知が、ある。

重要な情報も、雑談も、同じ、チャンネルに、流れていた。

共有は、されていた。

だが、埋もれていた。

共有不足では、なく、共有しすぎだった。

先輩の、課長に、相談した。

「何を、誰に、いつ、どの手段で。四つを、決めろ」

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大川は、情報を、四つに、分類した。

決定事項。必ず共有。

進捗。定期的に。

リスク。早く。

参考情報。見たい人が、見る。

それぞれに、場所を、決めた。

決定事項は、固定の、掲示板に。

リスクは、専用の、チャンネルに。

雑談と、参考情報は、別のチャンネルに。

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週に一回、要点を、一枚に、まとめる習慣も、始めた。

「今週の決定事項、リスク、来週の予定」

A4一枚。

新人には、「誰に聞くか」の、一覧を、渡した。

最初の一か月は、重点を、絞って、情報を、教えた。

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三か月後、判断の遅れが、半分に、減った。

顧客の変更依頼は、すぐ、担当者から、課長に、届くようになった。

大川は、手帳に、書いた。

共有しすぎも、失敗。

その下に、足した。

何を、誰に、いつ、どの手段で。