機械部品商社の課長が、高いシステムを入れても、残業が減らなかった話

機械部品商社の課長、島田は、新しい受発注システムの、完成を、祝っていた。

導入費用は、二千万円。

営業も、事務も、これで、残業が減ると、期待した。

半年後、島田は、月次の残業時間を、見て、肩を落とした。

減っていなかった。むしろ、少し、増えていた。

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その日の夕方、事務の、石井が、残業していた。

島田は、のぞき込んだ。

「何をしているんだ」

「システムに、入力しています」

石井の机には、紙の、注文書も、あった。

「紙は?」

「部長が、紙に印鑑を、押す決まりです。システムの承認とは、別に」

島田は、言葉を失った。

システムの承認と、紙の承認が、両方、残っていた。

入力の手間は、二重に、なっていた。

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その夜、島田は、ノートに、書いた。

変えたのは、道具だった。ルールは、何も、変えていない。

翌朝、島田は、受発注の、流れを、書き出した。

注文を受ける。システムに入力する。紙に印刷する。印鑑を押す。ファイルに、綴じる。

最後の三つは、システムの前から、あった手順だった。

誰も、理由を、知らなかった。

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島田は、部長に、相談した。

「紙の承認を、やめたいと、考えています」

部長は、顔を、しかめた。

「なぜ、やめるんだ。昔から、あるルールだぞ」

「システムに、承認の記録が、残ります。紙は、二重です」

部長は、しばらく、考え込んだ。

「監査の、対応は?」

「システムの記録を、出力できます」

部長は、頷いた。

「三か月、試して、問題なければ」

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三か月間、島田は、一つの部署だけで、紙の承認を、やめた。

旧ルールをやめる日を、決めた。

事務の、残業は、月に、十時間、減った。

三か月後、全社で、紙の承認を、やめた。

部長が、通りがかりに、言った。

「紙がないと、机が、きれいだな」

島田は、少し、笑った。

システムを、入れただけでは、足りなかった。ルールを、変えて、初めて、効いた。

手帳に、書いた。

道具の前に、ルール。

その下に、足した。

旧ルールをやめる日を、決める。